Per e-mail verstrekte volmacht tot instellen cassatieberoep (in principe) niet rechtsgeldig

Graag vestig ik hier de aandacht op het op 10 november 2015 gewezen arrest van de Hoge Raad (http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:HR:2015:3253) en meer in het bijzonder op de conclusie van de A-G daarbij (http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:PHR:2015:2238). Die uitspraak is van groot belang omdat bij het aantekenen van beroep middels bijzondere volmacht de praktijk de wetgever vooruit lijkt te snellen met mogelijk grote gevolgen voor de ontvankelijkheid van (onder meer) cassatieberoepen.

Dat blijkt niet alleen uit de casus die aan genoemde uitspraak ten grondslag lag, maar ook uit mijn eigen ervaringen. Enige tijd geleden wilde ik namelijk bij de rechtbank Rotterdam, zoals ik gewend was, per telefax een bijzondere volmacht verstrekken aan de griffiemedewerker/ster tot het aantekenen van cassatieberoep in een beklagprocedure. Het faxnummer had ik nog liggen. Diverse pogingen om mijn brief aldus te versturen leidden echter herhaaldelijk tot de met teleurgestelde tonen begeleide mededeling van mijn faxapparaat dat het verzenden niet was gelukt. Ik wilde de juistheid van het faxnummer checken op rechtspraak.nl, maar daar stonden bij de strafgriffie van de rechtbank geen faxnummers vermeld, alleen e-mailadressen. Nadat ik telefonisch inlichtingen bij de strafgriffie had ingewonnen, werd mij meegedeeld dat ‘het faxapparaat was afgeschaft’ en dat ik mijn volmacht per mail kon versturen. Protesten mijnerzijds en de mededeling dat deze handelwijze wettelijk gezien (nog) niet tot de mogelijkheden behoorde mochten niet baten. Op mijn vraag of de afschaffing van de fax op hoger niveau was kortgesloten moest men het antwoord schuldig blijven.

Nu had ik het geluk dat de cassatietermijn nog lang niet was verstreken. Ik heb daarom de volmacht conform de instructies van de griffiemedewerker per e-mail verzonden, maar gelijktijdig ook een exemplaar per gewone post. De akte cassatie ontving ik nog binnen de termijn per kerende post.

Dat geluk valt niet iedereen ten deel: het komt regelmatig voor dat er nog maar weinig tijd rest voor het aantekenen van hoger beroep of cassatieberoep. Het is goed om hier op de consequenties van het per e-mail verzenden van de bijzondere volmacht te wijzen en aan te sporen om in zulke gevallen zo nodig de beproefde methoden van aantekenen van beroep in persoon dan wel via de als procureur optredende confrère of collega weer te gaan gebruiken.

Volmacht per e-mail niet gelijk te stellen met schriftelijke volmacht
In het hier te bespreken arrest van 10 november 2015 dreigde het verzenden van een bijzondere volmacht per e-mail tot een voortijdig einde van de cassatieprocedure te leiden. Op de ontvankelijkheidsvraag was echter door onze confrère Kelder geanticipeerd. In de schriftuur werd primair gesteld dat een bijzondere schriftelijke volmacht per e-mail kan worden verstrekt en subsidiair werd, onder bijvoeging van de relevante stukken (verklaringen), een beroep gedaan op het door de griffiemedewerker in deze opgewekte vertrouwen.

De A-G vat mede op basis daarvan de feitelijke gang van zaken aldus samen:

‘Uit de voorhanden zijnde stukken van het geding blijkt, voor zover van belang, het volgende procesverloop:– het Hof heeft, als gezegd, het bestreden arrest gewezen op 13 oktober 2014;

– op 22 oktober 2014, ruim binnen de cassatietermijn, verscheen ter griffie van het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden de senior administratief medewerker bij het Hof teneinde tegen dat arrest beroep in cassatie in te stellen;

– de akte cassatie vermeldt dat de senior administratief medewerker “blijkens de aan deze akte gehechte bijzondere volmacht schriftelijk gemachtigde” is van verzoeker om beroep in cassatie in te stellen en daartoe “bepaaldelijk te zijn gevolmachtigd”;

– aan de akte cassatie is gehecht een e-mailbericht van mr. Moll d.d. 22 oktober 2014 (16:23 uur) aan de “Strafgriffie Arnhem (Hof Arnhem-Leeuwarden)” inzake verzoeker, waarin wordt meegedeeld dat verzoeker hem als advocaat op de voet van art. 450, eerste lid onder a, Sv bepaaldelijk heeft gevolmachtigd beroep in cassatie in te stellen tegen, kort gezegd, het bestreden arrest van het Hof en dat hij, mr. Moll, de strafgriffie een (bijzondere) volmacht verleent tot het aanwenden van dit rechtsmiddel voor verzoeker ex art. 449, eerste lid, Sv;

– op diezelfde dag (16:29 uur) mailt de strafgriffie de e-mail van mr. Moll door aan de senior administratief medewerker;

– in een e-mail van 27 oktober 2014, als bijlage gevoegd bij de schriftuur, heeft de senior administratief medewerker mr. Moll bericht dat zij daarbij de akte cassatie en de volmacht inzake verzoeker heeft gevoegd;

– op 13 februari 2015 schrijft mr. Moll in een e-mailbericht aan de senior administratief medewerker (i) dat hij op 22 oktober 2014 telefonisch contact heeft opgenomen met de griffie voor het juiste faxnummer waarna hem is meegedeeld (ik begrijp door de senior administratief medewerker, AG) dat dit per mail kon en hem het daarvoor bestemde mailadres is opgegeven, (ii) dat hij de griffie vervolgens de bedoelde e-mail heeft verzonden, waarna de senior administratief medewerker cassatie heeft ingesteld namens verzoeker, (iii) dat hij van de cassatieadvocaat heeft vernomen dat “er wellicht een probleem kan schuilen in het feit dat de volmacht per e-mail is verstrekt en niet per fax”, (iv) dat hij die middag telefonisch contact met haar heeft gehad waarbij zij aangaf dat “voornoemde wijze de gebruikelijke is bij het hof te meer de fax niet meer wordt gebruikt voor inkomende faxen nu deze bij binnenkomst worden gedigitaliseerd en als mail bij de griffie binnenkomen” en vraagt hij (v) haar per mail de juistheid van het voorgaande te bevestigen (zie bijlage schriftuur);

– een klein half uur later schrijft mr. Moll in een e-mail aan mr. Kelder dat hij nogmaals contact heeft gehad met de senior administratief medewerker die hem liet weten dat “dit de gebruikelijke gang van zaken was die zij hanteerden”, dat als dit niet zou kunnen “dan zouden zij dit ook niet aan advocaten doorgeven” en dat zij er niet aan kon beginnen dit te bevestigen, het “was nu eenmaal hun werkwijze” (zie bijlage schriftuur).’

Naar aanleiding van deze feiten heeft de A-G nadere informatie ingewonnen bij de senior administratief medewerker die hem schrijft:

“Ik kan mij niet herinneren of ik in de zaak van verdachte [verdachte] , parketnummer 21-00219644 aan de raadsman in hoger beroep heb verteld dat hij de volmacht tot het instellen van cassatie per e-mail naar de strafgriffie kan opsturen.Wel is het in algemene zin gebruikelijk dat volmachten ook per e-mail worden opgevraagd.”

Het in de schriftuur ingenomen primaire standpunt dat een bijzondere schriftelijke volmacht per e-mail kan worden verstrekt, wordt door de A-G afgewezen. Hij wijst op de wettelijke regeling en concludeert (onder verwijzing naar HR 22 december 2009, ECLI:NL:HR:2009:BJ7810, NJ 2010/102) dat

de bijzondere volmacht die een daartoe door de verdachte bepaaldelijk gevolmachtigd advocaat aan een griffiemedewerker kan geven schriftelijk moet zijn. Daarover is geen discussie. Schriftelijk kan zijn een (aangetekende) brief of een fax, maar niet een e-mail.’

De digitalisering van de rechtspraak en de in dat kader onderzochte mogelijkheden van het langs elektronische weg, meer in het bijzonder het door middel van een e-mail instellen van een rechtsmiddel door of namens de verdachte is, aldus de A-G,

‘bij uitstek een taak voor de wetgever om het wettelijke kader daarvoor te bieden en voor te bereiden. Voor deformalisering is hier geen plaats.’

Verwezen wordt in dat verband door hem (noot 4) naar de Kamerstukken II 2014/15, 34 090 (met name nr. 3, MvT, p. 6 en p. 30-32) en  de concept-artikelen 138e en 138f Sv.

Dit is , aldus de A-G, geen ander standpunt dan wat volgt uit HR 27 mei 2014, ECLI:NL:HR:2014:1241 waar het middel – dat op de opvatting berustte dat onder “een schriftelijke volmacht” als bedoeld in art. 450, eerste lid onder b, Sv ook een e-mail dient te worden verstaan – werd afgedaan met de aan art. 81 RO ontleende motivering.

Vertrouwen
Omstandigheden die verband houden met het moeten kunnen vertrouwen op de juistheid van mededelingen van griffiemedewerkers, kunnen echter tot een andere uitkomst dan de niet-ontvankelijkheid van het ingestelde (cassatie)beroep leiden, waarbij mede van belang is dat van dergelijke medewerkers in het algemeen worden verwacht dat zij degene die op onjuiste wijze een rechtsmiddel instelt, daarop wijzen.

Van dergelijke omstandigheden was hier sprake vond de A-G (en met hem de Hoge Raad):

‘Onder deze omstandigheden was, lijkt mij, door de verstrekte ambtelijke informatie bij de raadsman de gerechtvaardigde verwachting gewekt dat de bijzondere schriftelijke volmacht per e-mail kon worden gegeven. Daardoor, en mede in aanmerking genomen dat de senior administratief medewerker geen mogelijkheid tot herstel heeft geboden hetgeen gelet op het tijdstip van het verzenden van de e-mail nog mogelijk was geweest, kan de omstandigheid dat het rechtsmiddel niet op de bij de wet voorgeschreven wijze is ingesteld, aangemerkt worden als het gevolg van een ambtelijke fout of een ambtelijk verzuim.[1]

In lijn met de door de A-G in noot 13 van de conclusie vermelde rechtspraak van het EHRM[2], die inhoudt dat onder bepaalde voorwaarden en omstandigheden een verzuim van een ander bij het instellen van hoger beroep of cassatie niet voor rekening van de verdachte mag komen, concludeert de A-G dan ook:

‘Ten aanzien van het instellen van het beroep in cassatie valt verzoeker zelf niets te verwijten. Ik meen dan ook dat in dit bijzondere geval de tekortkoming aan de bijzondere volmacht niet tot niet-ontvankelijkverklaring in het cassatieberoep behoeft te leiden.

De verdachte kon derhalve in het cassatieberoep worden ontvangen.

Stand van zaken
Een kleine rondgang op rechtspraak.nl leert dat bij alle strafgriffies van rechtbanken en gerechtshoven –bij sommige wellicht terug van weggeweest– ook de faxnummers staan vermeld, met uitzondering overigens van de Rechtbank Oost-Brabant. Daarbij staan alleen de e-mailadressen vermeld. Telefonische navraag op 1 februari 2016 leerde mij vervolgens dat advocaten door de strafgriffie van die rechtbank al geruime tijd wordt verzocht om per e-mail hun bijzondere volmachten aan de strafgriffie toe te zenden ‘omdat de rechtspraak gaat digitaliseren’ en dat die advocaten daar gehoor aan geven. Er is nog wel een faxnummer, dat na enig aandringen voor mij werd opgezocht, maar daarbij werd meegedeeld dat het feitelijk niet meer in gebruik is. Voor de volledigheid heb ik de uitspraak van 10 november 2015 maar even (per e-mail) aan de strafgriffie toegezonden.

Of al de gegevens op rechtspraak.nl overigens actueel zijn weet ik niet, ik ga er wel van uit. Het lijkt er derhalve op dat het bij alle gerechten in principe (weer) mogelijk is om per fax de bijzondere volmacht te versturen, maar onduidelijk is of en hoe vaak advocaten daarnaast ook (ten onrechte) zijn en/of worden gestimuleerd om hun bijzondere volmachten per e-mail aan de strafgriffie te verzenden. Om brokken te voorkomen komt het dan aan op een standvastige advocaat die wet, jurisprudentie én de eigen verantwoordelijkheden goed kent.

Opletten
Omdat er vermoedelijk -al dan niet na uitnodiging daartoe door griffiemedewerkers- behoorlijk wat volmachten per e-mail zullen zijn verstuurd en dit bovendien ook in de toekomst (voorlopig zonder wettelijke grondslag) nog zal kunnen plaatsvinden, blijft het voor ons als cassatieadvocaten van groot belang na te gaan op welke wijze een aan een akte van cassatie ten grondslag liggende schriftelijke bijzondere volmacht bij de strafgriffie terecht is gekomen. Is dit per e-mail geweest, dan dient te worden uitgezocht of daaraan een bij de advocaat en/of cliënt gewekt vertrouwen ten grondslag heeft gelegen en zal, zo dit het geval is geweest, de vraag van de ontvankelijkheid van het cassatieberoep bij de Hoge Raad expliciet en met onderbouwing van stukken aan de orde gesteld moeten worden. Daarbij wordt nog gewezen op het feit dat, zoals de A-G in de hier besproken zaak heeft opgemerkt, in het algemeen geldt dat de griffiemedewerker die de e-mail ontvangt de betrokkene moet wijzen op de onjuiste wijze waarop hij of zij hoger beroep wilde instellen en hem of haar daarbij de gelegenheid moet geven het verzuim te herstellen binnen een daartoe gestelde termijn. Vgl. in dit verband het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden in een zaak binnen het bestuursstrafrecht: http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:GHARL:2015:9698. Dat vereist echter wel dat griffiemedewerkers op de hoogte zijn van het feit dat de Hoge Raad verzending van de bijzondere volmacht per e-mail niet toelaatbaar oordeelt. Daar blijkt in de praktijk echter niet altijd sprake van te zijn.

De Hoge Raad heeft, in zoverre het de ontvankelijkheidsvraag betreft, de conclusie van de A-G integraal in zijn arrest overgenomen. Daardoor kan er vanuit worden gegaan dat de Hoge Raad, met de A-G, van oordeel is dat de griffiemedewerker/ster niet mag stilzitten in geval op verkeerde wijze (per e-mail) wordt verzocht hoger beroep of cassatie aan te tekenen. Maar of ook de advocaat zich op inertie van de griffiemedewerker/ster zal kunnen beroepen als hij of zij de bijzondere volmacht per e-mail heeft verstuurd, is twijfelachtig. De Hoge Raad wil advocaten die in vergelijkbare gevallen fouten maken nogal eens streng bejegenen. Zie daartoe bijvoorbeeld http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:HR:2014:3471.

 

Jacqueline Kuijper, bestuurslid VCAS en advocaat bij Advocatenkantoor mr. J. Kuijper

[1] Vgl. HR 2 maart 2010, ECLI:NL:HR:2010:BK8958, RvdW 2010/406 en HR 20 januari 2009, ECLI:NL:HR:2009:BG5562, NJ 2009/321

[2] EHRM 13 mei 1980, nr. 6694/74 (Artico t. Italië), EHRM 10 oktober 2002, nr. 38830/97 (Czekalla t. Portugal), EHRM 22 november 2011, nr. 48132/07 (Andreyev t. Estland).

2 gedachten over “Per e-mail verstrekte volmacht tot instellen cassatieberoep (in principe) niet rechtsgeldig”

  1. Pingback: solars.biz

Reacties zijn gesloten.